Le télésecrétariat : quels intérêts pour les entreprises actuelles ?

Sachant la forte concentration de flux d’informations qui circulent au quotidien au sein des entreprises, ces dernières doivent se tourner vers le télésecrétariat. Bon nombre de structures spécialisées proposent ce type de service actuellement. Généralement, les secrétaires en interne se trouvent souvent submergés par les appels téléphoniques, les courriers, les messages et autres tâches. Ils n’ont pas la capacité à tout assumer. Naturellement, certaines entreprises collaborent avec des prestataires comme ceux qui proposent des services de télésecrétariat comme à Madagascar. Cependant, quels sont les réels intérêts d’opter pour le télésecrétariat ?

Bénéficier d’un mode de fonctionnement organisé et de services variés

Certes, les entreprises ont la possibilité d’assurer en interne le service de secrétariat. Mais comme mentionnée précédemment, cette option peut perturber l’organisation interne de l’entreprise. Les secrétaires sont déjà fixés à entreprendre leur cœur de métier.

Autant se tourner vers un centre d’appels pour profiter d’un service professionnel. Généralement, ils ont la capacité à s’occuper de ce type de service. Constitués de plusieurs équipes de télésecrétaires, ils ont les ressources nécessaires pour la gestion des appels téléphoniques et toutes les tâches relatives au secrétariat d’entreprise. C’est le cas de la plupart des sociétés spécialisées en télésecrétariat à Madagascar. Elles entreprennent leurs missions en fonction des consignes imposées par les donneurs d’ordres.

Les services réalisés par ce type d’entreprise sont variés. Parmi eux, on distingue particulièrement :

• La gestion des appels entrants incluant l’accueil téléphonique, le transfert des appels, la prise de message…
• La gestion des agendas
• Apporter tous les renseignements selon les requêtes des appelants
• …

Être plus flexible et efficace grâce au télésecrétariat

Le télésecrétariat permet d’être plus flexible dans les horaires d’accueil et de traitement des divers appels, courriers et messages. Le télésecrétaire peut être joignable à des plages horaires très larges. De ce fait, les entreprises peuvent être disponibles en dehors des horaires de travail habituels. Ce qui améliore nettement l’image des donneurs d’ordres.

En même temps, la société cliente est déchargée des obligations relatives à l’embauche comme les charges salariales ou sociales. Elle bénéficie également d’une collaboration immédiate, rapide et sécurisée avec une garantie de compétences. Ces avantages sont bien accessibles en confiant à un prestataire de télésecrétariat à Madagascar les différentes tâches liées au secrétariat de son entreprise.

En plus des services classiques cités, les télésecrétaires peuvent également assumer différentes autres missions annexes comme la saisie des documents commerciaux, administratifs, juridiques et comptables. Il est aussi possible de leur confier la numérisation de documents, la mise en page des documents, la retranscription audio, la saisie des documents manuscrits, le mailing, la prise de rendez-vous, la relecture et la correction de documents, la saisie des comptes rendus de réunions, etc.

Déléguer ces différentes missions chronophages s’avère être un réel gage de flexibilité et d’efficacité pour les donneurs d’ordres.

Autres avantages à prendre en compte

Il faut dire que le télésecrétariat est garant de l’image de qualité des entreprises clientes. Déjà, en termes de permanence téléphonique, grâce à un accueil de qualité, les télésecrétaires transmettent leur valeur positive. C’est la solution pour éviter les appels en absence et les appels qui tombent sur le répondeur.

Les collaborateurs en interne, eux, ont la possibilité de se concentrer davantage sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées. Ce qui permet à l’entreprise de se concentrer totalement sur l’atteinte des objectifs préétablis. Sachant la maîtrise parfaite de la gestion des agendas, les rendez-vous seront bien synchronisés sur les différents moyens de communication des collaborateurs.

Cette pratique est aussi une solution économique. Déjà, il est possible de définir à l’avance le budget. La plupart des agences de télésecrétariat à Madagascar proposent souvent des formules à la carte avec des tarifs clairs et abordables.